Elektronické podání
RNDr. Josef Novák, CSc.
V souladu s ustanovením § 71 a násl. DŘ mohou daňové subjekty učinit podání příslušnému správci daně, tj. podat o své daňové povinnosti přiznání, hlášení a vyúčtování, případně činit v daňových věcech oznámení, žádosti, podávání řádných a mimořádných opravných prostředků atd., několika způsoby:
- písemně,
- ústně do protokolu,
- datovou zprávou opatřenou zaručeným elektronickým podpisem,
- datovou zprávou odeslanou prostřednictvím datové schránky.
Za elektronické podání lze považovat zejména poslední dva uvedené způsoby.
Pro daňové řízení je v této oblasti rozhodující ustanovení § 71 DŘ, Daňového řádu, dále se aplikují obecné, níže uvedené předpisy.
Nahoru Náležitosti elektronického podání
V případě, kdy je úkon vůči správci daně učiněný za použití datové zprávy bez zaručeného elektronického podpisu nebo za použití jiných přenosových technik, má tento úkon účinky podání, pokud je do 5 dnů ode dne, kdy původní podání došlo správci daně (s výjimkou přiznání k DPH, souhrnného a kontrolního hlášení), potvrzen nebo opakován způsoby uvedenými výše pod písmeny a) až d); lhůtu nelze prodloužit ani navrátit v předešlý stav.
Naproti tomu podání učiněné prostřednictvím datové zprávy opatřené zaručeným elektronickým podpisem nebo datové zprávy odeslané prostřednictvím datové schránky je zcela rovnocenné ve vztahu k podání učiněnému standardními formami bez povinnosti dodatečného opakování podání v písemné formě či ústně do protokolu.
Jestliže jde o podání, která jsou v písemné formě uskutečňována na předepsaných tiskopisech, musí elektronické podání opatřené elektronickým podpisem odpovídat strukturou a tvarem podmínkám zveřejněným správcem daně.
Pro přehlednost lze formy podání shrnout takto:
Systém datových schránek byl spuštěn s účinností od 1. července 2009 na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (dále jen „ZEÚ”). Podrobnosti dále upravují prováděcí předpisy, kterými jsou vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek.
K dispozici je také pokyn GFŘ D-7 k postupu správce daně při doručování prostřednictvím datových schránek.
Zákon přinesl dvě zásadní novinky – datové schránky, které slouží pro garantovanou komunikaci s orgány veřejné moci, a autorizovanou konverzi dokumentů, která umožňuje převod mezi listinnou a elektronickou podobou dokumentu se zachováním jeho právní síly.
Datová schránka slouží k posílání a přijímání úředních dokumentů v elektronické podobě (datové zprávy) orgánům veřejné moci a od orgánů veřejné moci. Tento způsob komunikace nahrazuje klasický způsob doručování v listinné podobě. Osobám, které si založí datovou schránku, bude většina korespondence od orgánů veřejné moci doručována elektronicky.
Má-li daňový subjekt zpřístupněnu datovou schránku nebo zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem, je povinen činit všechna podání pouze datovou zprávou ve formátu a struktuře zveřejněné správcem daně.
Dokument doručený prostřednictvím datové schránky má stejnou hodnotu a účinnost jako doporučená zásilka s dodejkou, a to i do vlastních rukou.
Datová schránka umožňuje:
-
odesílat a přijímat zprávy,
-
přijímat doklady o dodání a doručení,
-
zjišťovat stavy odeslaných zpráv,
-
ověřovat, zda adresát má datovou schránku.
Výhodou datové schránky je, že úkon učiněný jejím prostřednictvím má stejné právní účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný. Přitom její uživatel nepotřebuje elektronický podpis. Elektronický podpis je nutné použít pouze v případech, kdy je vyžadován ověřený podpis nebo kde je nutné, aby dokument podepsalo více osob.
Technicky se práce s datovou schránkou do jisté míry podobá práci s e-maily. S dosud využívanou tzv. elektronickou poštou je ovšem nelze zaměňovat. Datová schránka např. nemůže sloužit jako dlouhodobé úložiště přijatých zpráv. Obsah datových zpráv bude automaticky smazán 90 dní po jejich doručení. Zde se doporučuje používat datový trezor v systému datových schránek (zpoplatněno), nebo ukládat do vlastního datového úložiště ve formátu zfo.
Pouze obálka datové zprávy obsahující informace o datové zprávě a jejím doručení bude v systému uchovávána trvale. Je proto třeba zprávy kopírovat a ukládat, případně provést konverzi dokumentů.
Pro uživatele datové schránky je rovněž důležité, že na rozdíl od e-mailů je datová zpráva odeslaná prostřednictvím datové schránky garantovaně doručena adresátovi se stejným právním účinkem jako doručení písemného podepsaného dokumentu. Stejně jako v případě klasického doručení se i u doručení do datové schránky uplatňuje tzv. fikce doručení, kdy je zpráva po 10 dnech považována za doručenou.
Pan Nováček si zřídil datovou schránku. Dne 10. listopadu mu byla prostřednictvím datové schránky doručena výzva správce daně k odstranění pochybnosti v daňovém přiznání, a to ve lhůtě do 8 dnů ode dne doručení. Pan Nováček z důvodu technické závady celý měsíc listopad nepoužíval počítač a do datové schránky se nepřihlásil. V souladu se zněním ZEÚ se výzva považuje za doručenou dne 20. listopadu a lhůta pro odstranění pochybností správce daně uplynula 28. listopadu se všemi důsledky.
Nahoru Neúčinnost doručení
Adresát, který si ze závažného a předem nepředvídatelného důvodu nemohl uloženou písemnost ve stanovené lhůtě vyzvednout, může požádat správce daně písemně do 15 dnů subjektivní lhůty ode dne zjištění skutečnosti o neúspěšném doručování písemnosti, nejpozději ovšem do šestiměsíční objektivní lhůty.
Paní Poláková si zřídila datovou schránku. Dne 10. listopadu jí byla prostřednictvím datové schránky doručena výzva správce daně k odstranění pochybnosti v daňovém přiznání, a to ve lhůtě do 8 dnů ode dne doručení. Paní Poláková byla v době od 15. listopadu do 15. prosince hospitalizována v nemocnici s těžkým zápalem plic. Dne 29. prosince požádala dle § 48 DŘ správce daně o vyslovení neúčinnosti doručení výzvy. Správce daně jí vyhověl a rozhodnutí o vyslovení neúčinnosti doručení výzvy doručil do datové schránky. Paní Poláková si rozhodnutí vyzvedla dne 11. ledna. Toto datum se považuje za datum doručení původní výzvy.
Nahoru Používání datové schránky
Z hlediska zřízení a povinnosti používání datové schránky lze uživatele rozdělit do čtyř skupin:
- orgány veřejné moci,
- právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku (např. obchodní společnosti),
- advokáti a daňoví poradci,
- ostatní fyzické a právnické (nezapsané do obchodního rejstříku) osoby (podnikající i nepodnikající).
První skupina má datovou schránku zřízenou ze zákona a zároveň má povinnost komunikovat prostřednictvím datové schránky, má-li ji zřízenou druhá strana. Za orgány veřejné moci se považují státní orgány (např. finanční úřady), orgány územních samosprávních celků, státní fondy (např. Pozemkový fond), Český rozhlas a Česká televize, zdravotní pojišťovny, správy sociálního zabezpečení, zákonem zřízené samosprávné komory (např. Komora auditorů).
Druhá a třetí skupina má datovou schránku rovněž zřízenou ze zákona, ale není povinna prostřednictvím datové schránky komunikovat s druhou stranou, s výjimkou komunikace s finanční správou.
Čtvrtá skupina může mít datovou schránku zřízenou dobrovolně na základě individuální žádosti.
Zřizování datových schránek PO a FO
U právnických osob dochází ke zřízení datové schránky již při jejich vzniku. Od 1. 7. 2012 mají ze zákona zřízenu datovou schránku advokáti a daňoví poradci.
Pro ostatní fyzické a právnické (nezapsané do obchodního rejstříku) osoby (čtvrtá skupina) je zřízení datové schránky dobrovolné a záleží pouze na jejich rozhodnutí, se správcem daně musí samozřejmě komunikovat pouze jejím prostřednictvím.
Nahoru Úkony ke zřízení datové schránky
O zřízení datové schránky lze požádat těmito způsoby:
-
osobně – s vyplněnou žádostí na podatelně Ministerstva vnitra,
-
poštou – vyplněnou žádost s úředně ověřeným podpisem poslat na adresu Ministerstva vnitra,
-
elektronicky – vyplněnou žádost podepsanou zaručeným elektronickým podpisem poslat na adresu posta@mvcr.cz ,
-
Czech POINT – žádost podat na kontaktních místech veřejné správy; je třeba mít s sebou občanský průkaz.
S účinností od 1. ledna 2010 je umožněno novelou ZEÚ č. 190/2009 Sb. využít datové schránky rovněž pro komunikaci mezi dvěma osobami mimo orgány veřejné moci navzájem (přijímání poštovních datových zpráv je zdarma, jejich odesílání je zpoplatněno).
V případě, že si nejste jisti, zda byste s datovou schránkou byli schopni pracovat, či se chcete jen podívat na uživatelské prostředí datové schránky, můžete si to vyzkoušet v takzvaném testovacím prostředí na stránkách http://www.isdstest.cz . Zde se můžete seznámit s postupy, jak správně datovou schránku používat.
Konverze dokumentů představuje úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo naopak a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Dokument, který provedením konverze vznikne, má stejné právní účinky jako ověřená kopie původního dokumentu.
Konverze provádějí kontaktní místa veřejné správy (Czech POINT), případně advokáti.
Společnost obdržela do datové schránky zprávu od orgánu veřejné moci a potřebuje mít originál dokumentu v listinné podobě. Proto ve formuláři (obálce) datové zprávy vybere volbu Možnosti – Odeslat ke konverzi a pak vytiskne Potvrzení o odeslání dokumentu ke konverzi a uloží dokument ve formátu PDF, který je podepsaný platným zaručeným elektronickým podpisem, do Úschovny Czech POINT na adrese https://www.czechpoint.cz/uschovna/ volbou Přidat dokument ke konverzi a vytiskne Potvrzení o vložení dokumentu do úschovny pro potřeby konverze.
S potvrzením o uložení dokumentu do úschovny pak návštěvou Czech POINT získáte po provedení konverze z úschovny papírovou podobu originálního…
