Home office a daně

Home office a daně

Ing. Jan Ambrož

Článek je věnován aktuálnímu tématu "práci z domova", dále též "home office", který je v současné situaci velmi rozšířen. Zaměříme se na vybrané daňové aspekty v části druhé, ale v první kapitole se musíme krátce seznámit s pravidly určenými zákoníkem práce.

 NahoruPrávní úprava

Ze zákoníku práce se odkážeme na několik obecných ustanovení a jinak tomu není ani u daně z příjmů, protože home office jako takový není v žádné právní normě samostatně řešen.

Existují daňové problémy?

Na tuto otázku bychom měli odpovědět záporně, protože použijeme platné znění zákona o daních z příjmů. Zaměstnanec pracující z domova má příjmy ze závislé činnosti podle § 6 ZDP a s tím jsou spojená poměrně striktní pravidla, jak se stanoví dílčí základ daně, vyloučení z předmětu daně, osvobození od daně nebo také poskytování různých benefitů.

Jiné daňové zákony by neměly mít žádný vliv, pokud neřešíme extrémní nápady typu, že se z bytu zaměstnance stává nebytový prostor a měl by být zvlášť posouzen pro daň z nemovitých věcí apod.

 Nahoru1. PRACOVNĚ-PRÁVNÍ VZTAH

Nemusíme býti odborníky v této oblasti, neboť je zřejmé, že v situaci, kdy se zaměstnavatel dohodne se zaměstnancem, že bude své pracovní povinnosti plnit "z domova", jsou naplněny základní atributy podle obecné normy, tj. zákoníku práce.

Seznámíme se s podmínkami pro práci z domova (1.1), dále nabídneme základní náměty pro praktické řešení (1.2).

 Nahoru1.1 Teorie

Předmětem článku není posouzení home office z pohledu pracovně-právního, ale pro další výklad je nezbytné se krátce seznámit se zákoníkem práce (dále "ZP"). Uvedeme si několik klíčových odkazů.

Práce z domova

Není problémem, můžeme nahlédnout do § 2 odst. 2 ZP:

• "Závislá práce musí být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci,

  • na náklady a odpovědnost zaměstnavatele,

  • v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele,

  • popřípadě na jiném dohodnutém místě."

Místo výkonu práce a směna

Pro home office je důležité, aby bylo možné poskytovat například benefit závodní stravování.

Bezpečnost práce

Tuto oblast je povinen zajistit zaměstnavatel, viz například § 101 odst. 6 ZP:

• "Náklady spojené se zajišťováním bezpečnosti a ochrany zdraví při práci je povinen hradit zaměstnavatel;

  • tyto náklady nesmějí být přenášeny přímo ani nepřímo na zaměstnance."

Obecně řeší pracovní podmínky § 224 a násl. zákoníku práce.

Jak je to s dalšími náhradami?

Odpověď nalezneme v ustanoveních § 151 až § 155 zákoníku práce, která popisují náhrady poskytované zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce. Text § 151 ZP je jednoznačný:

• "Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci, není-li v tomto zákoně dále stanoveno jinak,

  • náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v této části.

 Nahoru1.2 Pravidla ZP a praxe

V předchozí části teoretická východiska musí zaměstnavatel promítnout do smluvních dokumentů. Základní principy si zrekapitulujeme v následující tabulce.

(1 a 2) Dohoda a místo výkonu práce

Obecná pravidla týkající se aplikace § 2 odst. 2 ZP, výkon práce "na dohodnutém místě" by u každého zaměstnavatele měla být součástí směrnice s tím, že v dodatku k jednotlivým pracovním smlouvám se doplní konkrétní místo.

(3) Pracovní doba a směna

Je vhodné, aby pro práci z domova byla nabídnuta zaměstnancům rozumná pracovní doba, resp. určení konkrétní jedné směny, neboť je nutné zohlednit specifika, která s sebou home office přináší.

Ve směrnici zakotvíme právo zaměstnavatele na "kontrolní systém", i když je to velmi citlivé téma, protože z principu má zaměstnanec právo chránit si své soukromí.

(4) Práva a povinnosti zaměstnavatele

Připomeneme si § 2 odst. 2 ZP "na náklady a odpovědnost zaměstnavatele", ale je i právem zaměstnavatele požadovat plnění pracovních úkolů včetně zmíněných kontrol. Smluvně se upraví, jak probíhá komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.

Ochrana dat aj.

Zaměstnavatel by neměl v dohodě opominout uplatnit své právo, aby byl zaměstnanec zavázán k ochraně citlivých firemních dat, jak s nimi nakládat. Musí být zajištěna i ochrana osobních údajů zaměstnance.

BOZP

Tuto zkratku nemusíme rozklíčovávat, neboť je všeobecně známá. Doporučujeme, aby v dohodě o práci z domova bylo zaměstnancem potvrzeno, že jsou u něj splněny všechny základní podmínky zajištění ochrany zdraví apod.

(5) Práva zaměstnance

Navazujeme na předchozí text a obecné zásady zakotvené v zákoníku práce. Zaměstnanec má právo, aby mu zaměstnavatel zajistil adekvátní podmínky pro výkon práce a uhradil nutné výdaje s tím spojené.

Rizika?

Sjednání dohody o home office je vskutku citlivou záležitostí, jak vyplývá z teoretického výkladu doprovázeného praktickými radami. V této souvislosti připomínáme ustanovení § 346b odst. 2 ZP: "Zaměstnavatel nesmí přenášet riziko z výkonu závislé práce na zaměstnance.".

 Nahoru2. DAŇ Z PŘÍJMŮ

Pokud jsou splněna kritéria daná zákoníkem práce, postupujeme při zdanění každého zaměstnance pracujícího doma standardním způsobem (2.1). Obdobně bychom měli posuzovat i postavení zaměstnavatele (2.2). Otázkou jsou v úvodu zmíněné náhrady (2.3) a paušalizace náhrad (2.4).

 Nahoru2.1 Pozice zaměstnance

Není a nemůže být tato fyzická osoba nijak diskriminována, ač se takové názory objevují. Jinými slovy, má nárok na všechny "požitky" a výhody bez ohledu na to, jestli ten který den pracoval v kanceláři firmy, nebo z domova.

Benefity?

Skutečně jsou zcela zbytečné diskuse na toto téma, nicméně si v další tabulce potvrdíme, že je nárok na všechny benefity, uvedeme si dva základní.

Cestovní náhrady

V tomto textu nerozebíráme nárok zaměstnance, který pracuje "z domova", na cestovní náhrady, neboť jsou obecné podmínky důkladně popsány v příslušném článku. Varianta "práce z domova", tj. případná změna místa výkonu práce v zásadě nemění platná pravidla.

 Nahoru2.2 Daňový náklad zaměstnavatele?

ANO, jde o daňově účinné položky. Oporu v zákoně o daních z příjmů nalezneme, například v polozapomenutém § 24 odst. 2 písm. p) ZDP:

• "výdaje (náklady), k jejichž úhradě je poplatník povinen podle zvláštních zákonů",

• zde například podle zákoníku práce a dále některých ustanovení ZDP.

K dispozici máme další paragrafy zákona o daních z příjmů: obecné ustanovení § 24 odst. 1, dále § 24 odst. 2 písm. j). Pro paušalizace obsahuje ZDP samostatný § 24 odst. x).

 Nahoru2.3 Náhrady?

Nejvíce diskutované a sporné téma, které si musíme rozebrat. Jedná se o problematiku z pohledu zaměstnance vyloučení příjmu z předmětu daně podle § 6 odst. 7 a odst. 8 ZDP pro paušalizaci.

Téma si rozdělíme, jak tomu také v praxi bývá nejčastěji, na náhrady zaměstnanci za jeho zařízení (2.3.1), vynaložené provozní výdaje (2.3.2) a podíl užívání zařízení firmy pro soukromé účely (2.3.3).

 Nahoru2.3.1 Zařízení zaměstnance

Postupujeme podle písm. d) odstavce sedmého § 6 ZDP, podle kterého nepatří do dílčího daňového základu z příjmů ze závislé činnosti:

• "náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce,"

Připomínáme, že uvedená částka obsahuje i režijní materiál, i když je znění ZDP trochu nepřesné ("...opotřebení ... předmětů...").

Kalkulace?

Podívejme se na dohodnutou částku z pohledu zaměstnavatele. Kritériem by měly být "obdobné" výdaje (náklady), které by vynaložil, pokud by pan Novák pracoval jen ve firmě. Nikdy nelze spočítat "na korunu", jaké by byly skutečné, neboť situace nelze porovnat jedna ku jedné...

Nájem

Nezapomeňme, že se nejedná o zápůjčku, nájem apod., které v tomto článku neřešíme. V praxi se objevují varianty nájmu prostor, zařízení. Pro tyto případy je rozumné stanovit částky na úrovni ceny obvyklé.

 Nahoru2.3.2 Provozní výdaje

Tak jsme nazvali režijní položky spojené s existencí "nového místa" výkonu práce, kterým je byt, dům zaměstnance.

Nárok zaměstnance?

Je jednoznačný a vyplývá mimo jiné z málo citovaného ustanovení § 6 odst. 7 písm. e) ZDP:

• "povinná plnění zaměstnavatele na vytváření a dodržování pracovních podmínek pro výkon práce stanovená právním předpisem."

• Viz "podmínky" v dohodě mezi zaměstnance a zaměstnavatelem v části první.

Prokázání

Bohužel zde se projevuje negativní vliv absence příslušných ustanovení k home office jak v zákoníku práce, tak v zákoně o daních z příjmů.

Praxe

Obě strany často rezignují na dodržování práva..., náhrady tohoto typu se nevyplácejí a většinou obdrží zaměstnanec čas od času prémii, která je složkou mzdy podléhající všem zákonným odvodům.

 Nahoru2.3.3 Zařízení zaměstnavatele

Zaměstnanci pracující doma zpravidla využívají v daleko větší míře zařízení zaměstnavatele, notebooky, ale především mobilní telefony. Pro tyto případy je vhodné, aby bylo sjednáno, jakou částku hradí zaměstnanec své firmě, neboť je často toto zařízení využíváno pro soukromé účely.