Podrozvahová evidence

Podrozvahová evidence

Ing. Jaroslav Trávníček

Rozvahová evidence slouží k zachycení důležitých skutečností, jejichž znalost je podstatná pro posouzení majetkoprávní situace účetní jednotky (majetku a závazků a jiných aktiv a pasiv) a jejích ekonomických zdrojů.

Tyto důležité skutečnosti se sledují na podrozvahových účtech v rámci účtových skupin 75 až 79. Úprava analytické evidence je plně v kompetenci a pravomoci účetní jednotky. Ustanovení § 13 ZoÚč nařizuje účetním jednotkám zřídit knihu podrozvahových účtů, na nichž se zachycují účetní zápisy, které se nezachycují v následujících účetních knihách:

• účetní deník,

• hlavní účetní kniha.

Podrozvahová evidence není operativní evidencí, ale její vedení je povinné, pokud má pro tuto účetní evidenci náplň. České účetní standardy stanovují pro podrozvahovou evidenci povinnost souvztažného účetního zachycení. Základní metodický přístup k vedení podrozvahové evidence odvozujeme především z ČÚS č. 001.

Základním úkolem podrozvahové evidence je zachycení majetku a závazků, o nichž se v rámci rozvahové evidence neúčtuje či účtovat nesmí. Nebo položek, o nichž účetní jednotka v rámci své kompetence rozhodla, že nebudou účtovány v „běžné“ rozvaze. Kromě tohoto základního úkolu však plní podrozvahová evidence i další, neméně důležité úlohy.

Význam podrozvahové evidence se v praxi podceňuje. Přitom není možné sestavit účetní závěrku nebo daňové přiznání k dani z příjmů PO, pokud nejsou k dispozici relevantní informace, jak také potvrzují některé níže uvedené vzorové příklady.

Povinností účetní jednotky je sestavit účetní závěrku z položek v účetnictví, které jsou zachyceny v účetních knihách účetní jednotky, kde každý údaj uvedený v účetní závěrce musí mít adresnou návaznost a doložitelnost na údaje v účetnictví.

Zákon o účetnictví v § 7 odst. 5 upravuje povinnost vybraných účetních jednotek uvádět v příloze účetní závěrky mimo jiné informace o stavu účtů vedených v knize podrozvahových účtů. Zatímco údaje uvedené v rozvaze se generují z údajů rozvahové evidence, je sestavení přílohy v řadě položek vázáno právě na podrozvahovou evidenci.

Nezastupitelnou roli má podrozvahová evidence v oblasti průkaznosti účetnictví zabezpečované prostřednictvím procesu inventarizace. Pokud účetní jednotka provede inventarizaci majetku a závazků v souladu s požadavky zákona o účetnictví, pak existuje logicky významný rozdíl mezi stavem majetku a závazků -zjištěným inventurou a stavem majetku a závazků zachyceným v účetnictví, jež není inventarizačním rozdílem. A právě tento typ rozdílů se dokládá podrozvahovou evidencí.

V rámci zásad pro zřízení účtů účtového rozvrhu musí účetní jednotka zohlednit také členění pro daňové účely, tedy pro transformaci účetního výsledku hospodaření před zdaněním na základ daně z příjmů PO, pro potřeby daně z přidané hodnoty i jiných daní.

Jako názorný příklad uvádíme dále oblast odepsaných pohledávek.

Také v případě daně z přidané hodnoty mnohdy podrozvahová evidence slouží jako důkazní prostředek pro obhájení příslušného daňového režimu. Jako příklad může posloužit skutečnost, že v rámci podrozvahové evidence se zachycují případy nabytí právních účinků reklamačních a jiných řízení pro opravu základu daně a výše DPH ještě před obdržením řádného opravného daňového dokladu.

Podrozvahové účty zřizuje účetní jednotka v rámci účtových skupin 75 až 79, přičemž tyto účty jsou stanoveny směrnou účtovou osnovou jako závazné v úrovni dvou míst (v úrovni účtových skupin) a jsou nedílnou součástí závazného účtového rozvrhu.

U podrozvahových účtů není účetními předpisy direktivně upraven charakter vymezených účtových skupin ani jejich obsahová náplň. Podrozvahové účty se fakticky nečlení na účty aktiv a pasiv, a ani tímto způsobem není přistupováno k vymezeným účtovým skupinám podrozvahových účtů. Nicméně s ohledem na zažité zvyklosti, kdy obecně je zůstatek strany MD účtu vnímán jako aktivum a naopak zůstatek strany DAL účtu jako pasivum, lze jen doporučit, aby byl takovýto přístup zvolen i v rámci podrozvahových účtů a tyto účty v rámci příslušných účtových skupin důsledně členit na podrozvahové účty majetkové a závazkové.

Přesto je nutné výše uvedené doporučení brát s určitou rezervou, neboť řada v podrozvahové evidenci zachycovaných položek nemá podobu klasického majetku či závazků.

Podrozvahové účty jsou principiálně jednostranné účty a při respektování výše uvedeného přístupu k vymezení náplně příslušných účtových skupin určených pro podrozvahovou evidenci se zvolí postup, kdy majetek a majetková práva se zachycují na straně MD, zatímco skutečnosti charakteru závazků na straně DAL příslušného podrozvahového účtu. Vyřazení z podrozvahové evidence se zachycuje na opačné straně příslušného podrozvahového účtu.