Kurzy pro přepočet zahraniční měny na českou měnu
Jaroslava Pfeilerová
Právní úprava:
-
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
-
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
-
§ 6 odst. 7 písm. a) – Příjmy, které nejsou předmětem daně
-
§ 24 odst. 2 písm. zh) – Daňově účinný náklad
-
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví
-
Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád
Popis operace:
Problematika cestovních náhrad je poměrně rozsáhlá. Zaměstnavatel musí zaměstnanci poskytnout cestovní náhrady v zákonné výši, nárok zaměstnance musí být správně daňově posouzen a následně také zaúčtován. V tomto příspěvku se budeme zabývat problematikou používání kurzů při přepočtu měn a účtování ve vazbě na poskytování cestovních náhrad.
V souvislosti s pracovními cestami zaměstnanců uskutečňuje zaměstnavatel celou řadu účetních případů, při kterých přepočítává zahraniční měnu na české koruny. V některých případech budou při přepočtu měn využity kurzy používané v účetnictví zaměstnavatele, v jiných případech budou využity kurzy podle zákoníku práce.
Účetním kurzem se rozumí:
Kurz ČNB k okamžiku uskutečnění účetního případu.
Pevný kurz, kterým se podle zákona o účetnictví rozumí kurz stanovený vnitřním předpisem účetní jednotky na základě kurzu devizového trhu vyhlášeného Českou národní bankou, používaný účetní jednotkou po předem stanovenou dobu.
V případě nákupu cizí měny, např. v bance nebo ve směnárně, lze při přepočtu na českou měnu použít kurz, za který byla cizí měna nakoupena.
Kurzy stanovené v ust. § 183 ZP a § 184 ZP jsou používány vždy při přepočtu mezi měnami – ve vztahu k zaměstnanci (tj., např. při doplatku nebo přeplatku v jiné měně než byla poskytnuta záloha). Jedná se o následující kurzy ČNB:
- v případě, že zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady:
-
kurzy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení zálohy,
-
kurz doložený zaměstnancem, kterým byla poskytnutá záloha v zahraničí směněna na jinou měnu (dokladem o směně v bance nebo směnárně),
- v případě, že zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha na cestovní náhrady:
-
kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.
Pokud není prováděn ve vztahu k zaměstnanci žádný přepočet měn, nevznikne důvod pro využití kurzů stanovených zákoníkem práce.
Zaokrouhlování
Podle ustanovení § 183 odst. 3 a 4 ZP je potřebné částku, kterou má zaměstnanec vrátit zaměstnavateli v české měně, zaokrouhlit na celé koruny směrem nahoru. Stejným způsobem bude zaokrouhlen i doplatek – tedy situace, kdy záloha byla menší než vyúčtování a zaměstnavatel zaměstnanci doplatí cestovní náhrady do výše jeho nároku.
Souvztažnosti:
Analytické účty:
Účetní jednotka v rámci syntetických účtů vytváří analytické účty.
K účtům účtové třídy 5 a 6 jsou vedeny analytické účty pro daňové účely, případně podle dalších potřeb účetní jednotky.
Účetní doklady:
Při účtování o cestovních náhradách účetní jednotka použije celou řadu účetních dokladů – faktury, paragony, vyúčtování pracovní cesty, pokladní doklady, výpisy z účtů, interní doklady apod. Je nezbytné, aby použité účetní doklady i podklady pro vystavení vnitřních účetních dokladů byly průkazné a obsahovaly náležitosti stanovené § 11 ZoÚ.
Nejčastější chyby:
Poměrně častou chybou jsou případy, kdy zaměstnavatel při přepočtech měn ve vztahu k zaměstnanci používá účetní kurzy. V tomto případě se nejedná o účetní případ, ale o výpočet částky cestovních náhrad, kdy je nutné využívat kurzy stanovené zákoníkem práce. Rozdíl mezi účetním kurzem a kurzem stanoveným zákoníkem práce se zúčtuje jako daňově účinný kurzový rozdíl (podle konkrétního případu jako zisk nebo ztráta).
V praxi se občas můžeme setkat s případem, kdy účetní zvažuje, jak postupovat v případech, kdy zaměstnavatel poskytne zaměstnanci před pracovní cestou zálohy v různých měnách. Konkrétní postup by měl zaměstnavatel předem stanovit (např. ve vnitřní směrnici). Zálohy lze vyúčtovat podle rozhodnutí účetní jednotky dvěma způsoby:
- Přepočítat poskytnuté zálohy při vyúčtování cestovních náhrad na jednu z poskytnutých měn a na tu také přepočítat nároky zaměstnance zjištěné v různých měnách. Při přepočtu je potřebné použít kurz stanovený § 183 ZP – kurz ČNB ke dni poskytnutí zálohy (případně kurz z dokladu o směně v zahraničí).
- Zálohy ve více měnách lze vyúčtovat také samostatně za každou měnu. Potom je potřebné jednotlivé přeplatky či doplatky vypořádat samostatně v jednotlivých měnách nebo přepočítat na měnu, ve které bude provedeno vyúčtování.
Daňové dopady:
V případě přepočtu měn vznikají kurzové rozdíly (zisky a ztráty), které mají vliv na základ daně. ČNB vyhlašuje denní kurz kolem půl třetí odpoledne. Vzhledem k pozdnímu zveřejnění mohou účetní jednotky využít kurz předchozího dne.
Podnikatelé mohou daňově uplatnit cestovní náhrady poskytnuté zaměstnanci v plné výši. Pro zaměstnance nejsou předmětem daně pouze cestovní náhrady do limitu stanoveného zákoníkem práce. Částky nad tento limit podléhají dani ze závislé činnosti a také odvodům zákonného pojistného.
Příklad 1 – Přepočet zálohy poskytnuté na zahraniční stravné
Zaměstnanec byl dne 2. 6. 2016 vyslán na 16denní pracovní cestu do Slovinska. Podle vyhlášky MF činí základní sazba stravného 35 EUR. Kurzy ČNB v den vyplacení zálohy: 27,030 Kč/EUR, 24,167 Kč/USD.
Záloha na stravné může být po dohodě se zaměstnancem poskytnuta v různých měnách – např. v měně stanovené vyhláškou, v české nebo v jiné dohodnuté cizí měně.
V následující tabulce jsou znázorněny postupy při přepočtu:
Příklad 2 – Vyúčtování pracovní cesty
Zaměstnanec vykonal pracovní cestu do Turecka.
-
Poskytnutá záloha činila 500 EUR
-
Kurzy ČNB ke dni poskytnutí zálohy tj. 2. 6. 2016 – 27,030 Kč/EUR
-
Nároky zaměstnance na cestovní výdaje (stravné, nocležné, jízdní výdaje, vedlejší výdaje) byly vyčísleny částečně v měně, ve které byla záloha poskytnuta ... 450 EUR a částečně v tureckých nových lirách ... 300 TRY
-
Zaměstnanec předložil doklad o směně poskytnuté měny v zahraničí. Na dokladu byl uveden kurz směny ... 2,850 TRY/EUR
Zákoník práce umožňuje, aby zaměstnavatel částku, o kterou byla poskytnutá záloha nižší, než činí nárok zaměstnance (v našem případě 55,264 EUR) proplatil zaměstnanci v české měně i ve sjednané zahraniční měně.
Zaměstnavatel tedy může zaměstnanci doplatit rozdíl:
- v měně, ve které byla záloha poskytnuta, tj. 55,264 EUR,
- v české měně. Při přepočtu bude použit kurz podle § 183 ZP – tj. kurz ČNB ke dni vyplacení zálohy ... 55,264 x 27,030 = 1 493,786 zaokrouhleno 1 494 Kč,
- v případě dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem může dojít ke kombinaci obou metod, např. z částky, která má být zaměstnanci zaměstnavatelem doplacena, tj. 55,264EUR, bude zaměstnanci vyplaceno 50 EUR a zbytek v české měně, tj. 142,285 Kč (5,264 x 27,030) – zaokrouhleno 143 Kč.
Účetní jednotka účtuje denním kurzem ČNB. Ke dni uskutečnění účetních případů byly v kurzovém lístku ČNB uvedeny následující kurzy:
-
den vyplacení zálohy ... 27,030 Kč/EUR,
-
den vyúčtování pracovní cesty ... 27,130 Kč/EUR,
-
den doplacení nároku zaměstnance ... 27,230 Kč/EUR.
Zaúčtování v příkladu uvedených variant doplatku zaměstnanci